ATT FÅ SAKER GJORDA: 5 TIPS FÖR ATT HANTERA DET DU BEHÖVER GÖRA

Vi har alla varit där, sittandes vid vårt skrivbord med ett berg av arbete som behöver göras men vet inte vart vi ska börja. Ett Mount Everest av olika uppgifter, evenemang och projekt som behöver din uppmärksamhet. Att organisera ditt arbete och strukturera en plan för hur och när du ska slutföra dina uppgifter kan verka ouppnåeligt – med det är lättare än du tror. Du behöver bara ha rätt ram för att organisera och prioritera dina uppgifter och idéer. Följ dessa tips för att få struktur i din arbetsdag och ditt liv i allmänhet.

1. Skriv ner dina uppgifter

Skriv ner allt som kommer att kräva din uppmärksamhet under dagen. Alla idéer du får upp, alla uppgifter du behöver slutföra, alla samtal du måste ringa och alla mail du behöver skicka. Allt du kommer på skriver du ner där du föredrar att ha det, antingen digitalt, som ett röstmemo på din telefon eller i ett anteckningsblock. Det viktigaste är att det passar ditt arbetsflöde. Ju längre du har det lagrat i ditt huvud, desto mer stör det ditt fokus. Samma sak gäller när du får nya uppgifter under dagen. Skriv ner dem så att du inte glömmer dem, men också för att de inte ska avleda din uppmärksamhet från din att-göra-lista och dina dagliga arbetsuppgifter.

 

2. Avbryt inte dina prioriteringar

När nya uppgifter dyker upp under dagen, gör inte misstaget och tro att du måste ta hand om dem direkt. Gör färdigt det du håller på med först. Du kan hantera nya uppgifter senare och då besluta vilken uppgift som ska göras när och om det är du som ska göra just den uppgiften.

 

3. Delegera eller lämna det till senare

Om du har en uppgift som du inte kan göra i det ögonblicket du får den, kan du göra två saker: delegera den till någon annan eller spara den till att göra senare. Om du gör detta kan du fortsätta arbeta med ditt nuvarande projekt utan att låta problemet glömmas eller att uppgiften föreläggs.

 

4. Gör en ”någon dag-lista”

Ett annat sätt att hantera det du inte kan göra omedelbart är att markera dessa uppgifter med att du gör dem i mån av tid. Du kan sammanställa en lista med uppgifter eller beslut som inte är brådskande. I den här listan kan du lägga till uppgifter utan definierad prioritet, som du tar tag i när du har en stund över.

 

5. Se över dina uppgifter

Känner du att du aldrig har en stund över får du planera in en tid när du ser över ”någon dag-listan”. Någon gång då och då, till exempel varje vecka kan du kontrollera de uppgifter du lagt undan på din ”någon dag-lista”. På det sättet glömmer du inte dem och du kan ta med det i din planering för följande vecka. Nästa gång du ser över dina uppgifter kan du bestämma när du ska göra några av de uppgifterna som står på listan om du inte har andra uppgifter som är viktigare att prioritera.


När en oväntad uppgift dyker upp kan det helt förstöra ditt arbetsflöde och fokus. Men skriver du ner det på en lista och utvärderar vilken uppgift som behöver prioriteras kan du spendera mer tid på att slutföra dina uppgifter än att bara tänka på dem. Organisera uppgifterna efter typ och prioritering så att du inte slösar tid på att tänka på vad du ska göra härnäst. När du är färdig med en uppgift får du enkelt en överblick på vad du har slutfört och vad du behöver göra härnäst. Det finns även flera olika produktivitets appar du kan använda där du kan söka bland dina uppgifter och du kan även dela uppgifter med dina kollegor.