HUR DINA MAILVANOR KAN GÖRA DIG TILL EN SÄMRE CHEF

När chefer överlastas via e-post, tenderar de att dra ner på ledarskapsbeteenden så som att motivera och inspirera sina anställda.

2019 förväntas tjänstemän ta emot 126 mail i genomsnitt varje dag, enligt Radicati Groups studie. Är du chef behöver du antagligen ta en paus från din inkorg då och då. Att konstant vara uppdaterad på dina inkommande mail kan hindra dig från att uppnå dina mål och att vara en bra ledare, visar forskning från Michigan State University som är publicerad i Journal of Applied Psycology.

Chefer spenderar minst 90 minuter varje dag med att återhämta sig från e-postavbrott och denna distraktion kan vara skadlig. På vissa sätt är chefer organisationens nervcentral. All information går genom dem och sprids sedan i företaget. På dagar då de blir överbelastade med mail skalar de ner på sina ledarskapsbeteenden så som att motivera och inspirera sina anställda, prata optimistiskt om framtiden eller förklarar varför en anställds arbetsuppgifter är viktiga.

Stress minskar din uppmärksamhet och chefer som känner sig överväldigade och oproduktiva på grund av sin inkorg, återhämtar sig genom att fokusera på mindre taktiska uppgifter så som att tilldela uppgifter till sina anställda eller sätta upp mål. Att vara överväldigad leder till att cheferna fokuserar på det de är mest bekväma med och vad som händer just nu. De stannar i sin komfortzon och framtidsorienterade takar blir lidande.

Detta resulterar i att avdelningen eller teamet blir lidande när de inte får någon inspiration och motivation. De anställdas prestation, arbetsnöjdhet, motivation engagemang för organisationen och arbetsrelaterade engagemang minskar medan deras stress och negativa känslor ökar.

Varför mail är ett problem

Till skillnad från andra former av kommunikation, orsakar mail mer stress eftersom att det är mer påträngande. Det är lättare att säga att man inte har tid ansikte mot ansikte menar Russ Johnson, professor på Michigan State University. Det är enklare att trycka på skicka än att gå ner i korridoren eller att ringa någon.

Mail kan verka harmlöst. Att se ett meddelande i din inkorg ger hjärnan ett påslag av dopamin, vilket är beroendeframkallande. Men de flesta av oss inser inte de kognitiva krav som uppstår när man växlar mellan arbetsaktiviteter. Det tar upp till en minut eller mer att komma tillbaka till vad du gjorde efter att du svarat på ett mail.

Många av oss tror även att vi behöver reagera genast på ett mail eftersom att det är ett snabbt kommunikationsverktyg. Istället bör du minska tiden du spenderar på mail och stänga av notifikationen för nya mail så att du inte blir frestad eller distraherad, föreslår Johnson.

Du kan sätta upp ett schema då du kan välja två, tre eller fem gånger om dagen då du tar emot levererad e-post – det som fungerar för dig. Att pausa mottagandet av mail i minst 90 minuter bidrar till att du kan komma in i ett jobb-flow, känna dig kreativ och göra framsteg i en uppgift som kräver lite mer av din koncentration.

Det är också viktigt att du kommunicerar ditt e-postschema eftersom att chefer ofta kan känna sig tvungna att vara tillgängliga över mail, då det kan oroa dem att de inte kan svara på frågor från deras anställda. Det är jättebra att kunna pausa avbrott, men det är fortfarande viktigt att förtydliga förväntningar. Låt din personal veta att du fokuserar på någonting och att du återkommer om en timme eller två. Dina anställda kommer att lära känna ditt schema och när de kan förvänta sig ett svar från dig.