HUR DU LEDER EFFEKTIVA MÖTEN

Leda effektiva mötenMöten som aldrig tar slut. Möten där alla sitter och håller på med sina telefoner eller datorer. Möten där nästan alla undrar detsamma: Varför är jag ens här? Vi har alla varit där. Möten fyller allt fler timmar under arbetsdagen och många anställda anser dem som ett slöseri på tid. I flera undersökningar har möten rankats som det största störningsmomntet för anställdas produktivitet.

Men det finns sätt att leda effektiva möten, här är några tips:

 

Ha ett tydligt mål

Ett möte måste ha ett definierat syfte. Innan du skickar en kalenderinbjudan, fråga dig själv: Varför ska du kalla till ett möte? Här följer några frågor du kan ställa dig som kan hjälpa dig att bestämma om ett möte är den bästa användningen av din eller dina kollegors tid;

  • Finns det information jag behöver dela med deltagare som är så komplex att de måste kunna ställa frågor?
  • Finns det beslut där jag behöver få feedback från deltagare?
  • Finns det bekymmer eller problem du behöver vara säker på att alla hör och förstår så att de kan hjälpa till att lösa det?
  • Finns det beröm att dela ut framför personens kollegor för att motivera fler att prestera på högre nivå?
  • Finns det projektuppdateringar som teammedlemmar behöver veta om, så de vet vad de ska göra härnäst?
  • Har ditt team någon information eller insikter som du eller andra behöver veta om?
  • Finns det utbildnings- eller säkerhetsprocedurer som behöver granskas, uppdateras eller förstås?

 

Tänk på vem som ska delta

När du kallar till ett möte, ta dig tiden att tänka på vem som verkligen behöver vara där. Om du ska meddela en förändring, bjud in de personer som påverkas. Om du försöker lösa ett problem, bjud in de personer som kommer att vara bra informationskällor för en lösning. När människor känner att det som diskuteras inte är relevant för dem, eller att de saknar färdigheter eller expertis, kommer de att se sin närvaro på mötet som ett slöseri med tid.

 

Gör en dagordning

Skapa en dagordning som beskriver allt du planerar att täcka i mötet, tillsammans med en tidslinje som innebär ett visst antal minuter till varje objekt. Se till att avsätta tid i slutet av mötet för frågor. Väl i mötet ser du till att dagordningen hamnar på en skärm så att alla deltagarna i mötet kan se den. Detta kommer att hjälpa er att hålla er fokuserade och effektiva.

 

Dela dagordningen med deltagarna före mötet

För att kunna sätta igång deltagarna på mötet på en gång, dela dagordningen med dem i förväg. Om den är färdig när du ska skicka mötesinbjudan är det ännu bättre. På så sätt kommer deltagarna att ha tid att bekanta sig med diskussionsämnen, förbereda eventuell information som behövs eller klargöra frågor innan mötet. Dessutom ger detta deltagarna en chans att lägga till eller föreslå ämnen om något saknas.

 

Tilldela roller innan mötet startar

Att ha en facilitator och en dedikerad sekreterare är ett bra sätt att börja. Eller om du planerar att engagera specifika personer att prata om vissa ämnen, se till att de är informerade i förhand så att de kan komma väl förberedda till mötet och dela information om sitt ämne.

 

Se till att alla får plats

Ingenting får ett möte att spåra ut så mycket som när en person pratar mer än den rättvisa andelen. Om du märker att någon monopoliserar konversationen, säg till personen i fråga. Berätta att ni uppskattar personens bidrag till konversationen, men att alla behöver få möjlighet att dela sina åsikter och idéer innan ni fattar ett beslut. Se till att vara öppen inför alla om det. Att fastställa grundregler för ett möte i ett tidigt skede kommer att skapa en ram för hur framtida möten kommer att fungera.

 

Börja i tid, sluta i tid

Om du har ansvar för att leda regelbundna möten, se till att börja och sluta mötena i tid. Om du skapar dig ett rykte av att vara någon som ser till att start- och sluttid efterföljs kommer du att märka att dina kollegor gärna deltar i dina möten. Människor uppskattar när du förstår att deras tid är värdefull. Något annat att anmärka när det gäller tid: planera inte något möte att vara längre än en timme. Sextio minuter är i allmänhet den längsta tiden som dina kollegor kan vara fokuserade.

 

Uppföljning

Det är ganska vanligt att människor kommer ifrån samma möte med olika tolkningar av vad som hände och bestämdes. För att minska den risken, maila ett memo och markera vad som uppnåddes för alla som deltog inom 24 timmar efter mötet. Dokumentera vem som tar ansvar för vad, hur uppgifter blev fördelade och eventuella deadlines som bestämdes. På så sätt kommer alla att vara införstådda med vad som ska hända framåt.